Os 5 Desafios das Equipes
Todo mundo sabe da importância em criar uma boa equipe de profissionais para ter sucesso em um projeto. Afinal, o bom resultado de um trabalho, depende diretamente do EMPENHO das pessoas que estão envolvidas!
Hoje, eu vou te contar a história do livro OS CINCO DESAFIOS DAS EQUIPES. É uma parábola sobre liderança, que trata sobre a luta de executivos para cuidar de uma empresa e criar uma equipe que funcione SEM PROBLEMAS.
Durante a história, o autor descreve personagens e os seus comportamentos. Ele demonstra, de forma bem detalhada, como diagnosticar as disfunções de uma equipe, ou seja, ele mostra o que está DANDO ERRADO.
Depois do diagnóstico, você vai aprender técnicas e exercícios para amenizar essas disfunções!
Para você entender melhor como tudo isso funciona, vamos conhecer a história da Kathryn Peterson, que é uma das personagens desse livro. Ela foi contratada como a nova CEO da Decision Tech e está enfrentando problemas para lidar com uma nova equipe executiva. A primeira missão dela é identificar o que deu errado com os principais membros de sua equipe e tentar consertar essa bagunça. Durante a sua jornada, a Kathryn aprende algumas lições valiosas sobre como criar uma EQUIPE FUNCIONAL.
E hoje, VOCÊ TAMBÉM VAI APRENDER ESSAS TÉCNICAS!
Você precisa saber que a construção de equipes é conceitualmente simples, organizada e direta. Existem duas grandes verdades sobre a organização das equipes. A primeira é que a maioria das organizações NÃO CONSEGUE REALIZAR o trabalho em equipe. E a segunda verdade é que aquelas equipes que tentam fazer um bom trabalho, geralmente esbarram em CINCO GRANDES DESAFIOS.
Esses desafios, na verdade, são DISFUNÇÕES que impedem que uma equipe faça um bom trabalho.
Vamos falar detalhadamente sobre as CINCO DISFUNÇÕES:
A PRIMEIRA DISFUNÇÃO É A FALTA DE CONFIANÇA. Quando as pessoas não confiam umas nas outras, elas ficam com receio de se comunicar de maneira honesta e aberta. Geralmente, escondem seus verdadeiros pensamentos e sentimentos. O medo em cometer erros, faz com que elas não assumam responsabilidades.
Ou seja, se os membros da equipe não podem se comunicar honestamente, eles NÃO VÃO CONSTRUIR UMA PLATAFORMA DE CONFIANÇA.
Confiança é uma palavra difícil, porque pode significar muitas coisas diferentes. No contexto de uma equipe, confiança significa a certeza de que cada membro tem BOAS INTENÇÕES. A sensação é a de que você não precisa ficar, o tempo todo, apreensivo na companhia dos colegas. Você tem a certeza de que os seus companheiros de equipe não vão “enfiar uma faca nas suas costas”, assim que você se virar.
Esse tipo de relação positiva permite que todos sejam honestos, inclusive sobre as suas próprias deficiências e falhas. Afinal, se nós confiamos uns nos outros, não há mal nenhum em pedir ajuda quando não sabemos fazer alguma coisa. Quando existe confiança entre os membros de uma equipe, as pessoas não precisam se preocupar com jogos políticos ou nenhum tipo de manipulação. O foco é apenas EXECUTAR A TAREFA, DA MELHOR FORMA POSSÍVEL!
Porém, alcançar esse nível de confiança é difícil, principalmente em um ambiente corporativo. Geralmente, as pessoas tendem a ser competitivas e, ao invés de trabalharem em equipe, passam a competir com os colegas. Vira uma briga para ver quem se destaca mais. E não preciso nem dizer, que isso não é NADA SAUDÁVEL E PRODUTIVO.
Porém, a boa notícia é que existem TÉCNICAS PARA AJUDAR A SUA EQUIPE A DESENVOLVER A CONFIANÇA. Vamos falar sobre o primeiro método:
– Essa técnica se chama: “o exercício da história pessoal”. A ideia é que os membros da equipe se conheçam um pouco melhor. Isso cria afinidade entre as pessoas. Por exemplo, você sabe quantos irmãos os seus colegas de trabalho têm? Sabe onde eles nasceram ou qual foi o seu primeiro emprego? Pois é, as vezes trabalhamos anos com uma equipe e não sabemos NADA SOBRE A VIDA PESSOAL DAS PESSOAS que estão diariamente ao nosso lado.
– A segunda técnica é o EXERCÍCIO DA EFICÁCIA DA EQUIPE. Nessa atividade, as pessoas devem apontar o talento, habilidade ou aptidão mais importante que cada membro traz para o trabalho da equipe. Cada um também deve dizer aquilo que o companheiro precisa melhorar para se ajustar ainda mais à equipe.
– O terceiro exercício é TRAÇAR UM PERFIL DE PERSONALIDADE. Existem alguns testes, como por exemplo o indicador Myers-Briggs, que é utilizado para identificar características e preferências pessoais.
VOU TE DAR UMA DICA IMPORTANTE: algumas empresas utilizam, também, a chamada “Avaliação 360º”. Uma metodologia que tem como objetivo identificar e analisar qual a percepção que os colegas têm em relação aos outros. Porém, essa técnica é muito arriscada, principalmente se o nível de confiança da sua equipe estiver baixo. Afinal, pode ser que um comece a “apontar o dedo” para o outro, gerando brigas e desentendimentos.
Agora que já falamos sobre a falta de confiança, vamos para a SEGUNDA DISFUNÇÃO nas equipes: O MEDO DE CONFLITOS.
Diferente do que muita gente pensa, confrontos e conflitos são positivos e necessários para uma equipe. No confronto, as pessoas lutam juntas pela verdade, não apenas nos negócios, mas também no casamento, na amizade e na política.
Claro, que existem os confrontos bons e ruins. Os bons debates são honestos, abertos e direcionados a um objetivo.
Por outro lado, as discussões negativas são disputas dissimuladas. Quando uma pessoa só age por interesse próprio.
Ou seja, pense comigo, se as pessoas não confiam umas nas outras, elas escondem os seus sentimentos e NÃO SE COMUNICAM. Ou seja, não existem diálogos e debates produtivos.
E você pode observar uma coisa: equipes que não debatem entre si, começam a falar mal, um do outro, “pelas costas”. E isso é PÉSSIMO para qualquer equipe!
A dica é estimular a sua equipe a aceitar a ideia de que o confronto e o conflito são BENS NECESSÁRIOS. E influenciam positivamente no crescimento e fortalecimento do grupo.
Vamos aprender então, como superar o medo do conflito e do diálogo.
– o primeiro passo é PROCURAR POR DESACORDOS. Os membros da equipe devem identificar as áreas de divergências entres eles. O segundo passo é saber intermediar essa conversa, afinal algumas pessoas não estão acostumadas com o debate e podem levar a discussão para o “lado pessoal”. Lembre aos seus colegas, que essa é uma discussão CONSTRUTIVA.
Nesse exercício, também pode ser útil aplicar o “Instrumento De Modos De Conflito Thomas-Kilmann (TKI)” que avalia o comportamento dos indivíduos em situações de conflito. A partir de um questionário, é possível identificar a intensidade das preferências do indivíduo em cada um dos cinco estilos de resolução de conflitos. Ou seja, como a pessoa tende a resolver os seus conflitos? Competindo, colaborando, conciliando, evitando ou concedendo. Quando você identifica o estilo de cada um, fica mais fácil gerir um grupo.
AGORA, vamos falar sobre a TERCEIRA DISFUNÇÃO que acontece com muita frequência no ambiente de trabalho: A FALTA DE COMPROMETIMENTO.
Quando as pessoas não estão comprometidas com a sua equipe ou com um projeto, elas simplesmente passam a fazer somente O MÍNIMO NECESSÁRIO. Dessa forma, o progresso da equipe PARA. Afinal, não há uma intenção em fazer um trabalho de alta qualidade, mas apenas o trivial.
As equipes trabalham de maneira eficaz quando cada membro compreende, endossa e se compromete com as metas. Sem compromisso, os esforços se dissipam. Em outras palavras, o trabalho da equipe não é trabalho EM EQUIPE. Cada um age por conta própria.
Mas também existem técnicas e ferramentas que podem ajudar você a construir o SENTIMENTO DE COMPROMISSO em sua equipe.
-O primeiro ponto importante para que isso aconteça é que todas as opiniões dos membros do grupo devem ser consideradas. E olha, nem sempre o consenso será possível. Afinal, uma tomada de decisão onde nem todos foram ouvidos pode acabar desmotivando o grupo. Por outro lado, se todas as ideias e sugestões são apreciadas, é bem provável que a equipe siga em frente, apesar das divergências.
É importante lembrar que o líder não deve propor uma solução e EXIGIR consentimento. Todos os membros da equipe devem ENCONTRAR uma solução conjunta, com a qual todos possam concordar.
Você precisa entender que é MUITO IMPORTANTE que a equipe consiga tomar uma decisão, afinal isso traz confiabilidade ao projeto. Não dá para terminar a reunião sem ter “nenhuma decisão”. Se isso acontecer, as pessoas vão ficar com a sensação de que estão em um “barco à deriva” e que não existe um caminho certo para seguir.
A equipe precisa analisar todos os possíveis cenários enquanto tenta resolver um problema. Quando vemos qual é o pior cenário possível, é natural que a gente decida seguir por outro caminho que seja melhor. Essa constatação, também traz comprometimento e confiança para o grupo. Afinal, a sensação é que tomamos a decisão certa!
Também é fundamental que quando a reunião terminar, o líder deve fazer um breve resumo de cada decisão e resolução que a equipe tomou. O objetivo é deixar a comunicação o mais clara possível.
Outra coisa importante é estabelecer prazos para que as tarefas sejam executadas. Assim, você garante que as pessoas se comprometam e assumam responsabilidades.
Já que estamos falando de responsabilidades, vou te mostrar qual é a QUARTA DISFUNÇÃO e ela tem tudo a ver com esse tema. EVITAR RESPONSABILIZAR OUTROS.
Pense comigo, quando os membros da equipe não confiam uns nos outros, não discutem as coisas honestamente.
Ou seja, uma pessoa não chama a atenção de outros colegas, em relação a atitudes que sejam contraproducentes para o sucesso da equipe.
Um grupo de trabalho funcional, onde as pessoas realmente atuam em equipe, deve abrir espaço para que as pessoas conversem sobre o que o outro está fazendo. Afinal, o resultado depende do empenho e dedicação DE CADA UM. Em um grupo, não podemos agir como se fossemos “ilhas isoladas”.
Um membro da equipe pode não estar ciente de um problema ou de algo que ele não fez como deveria. O trabalho em equipe precisa do feedback dos outros colegas. Não há espaço para arrogância e individualismo.
Agora, você deve estar pensando: mas como eu faço para desenvolver essa responsabilidade na minha equipe?
A primeira coisa é demonstrar os objetivos e responsabilidades. Ou seja, não deixe dúvidas sobre o que a equipe está tentando alcançar e quem precisa executar qual tarefa.
O segundo ponto é fazer check-ups regulares. Analisar relatórios de progresso ajudam a motivar o desempenho, afinal as pessoas conseguem visualizar o desenvolvimento do projeto de forma clara.
E, por último, ofereça recompensas para a equipe. Se todos tiverem um propósito em comum, o grupo vai se esforçar, de forma conjunta, para alcançar o objetivo.
VAMOS CONVERSAR AGORA SOBRE A QUINTA DISFUNÇÃO NAS EQUIPES: A FALTA DE ATENÇÃO AOS RESULTADOS. Os membros de uma equipe disfuncional buscam agendas pessoais em vez da meta da equipe. Às vezes, um funcionário age com rivalidade em relação aos outros colegas, tentando descredibilizar o trabalho do outro e enaltecer o seu desempenho. Esse clima de competição NÃO É o que a sua equipe precisa.
Uma dica interessante para melhorar o senso de coletividade é tornar públicos os resultados dos trabalhos de cada um e vincular recompensas para as metas cumpridas. Pague um bônus e recompense bem os membros da equipe quando atingirem seus objetivos, mas não os recompense se os objetivos não forem atingidos.
AGORA, QUE VOCÊ JÁ CONHECE AS CINCO DISFUNÇÕES, eu vou te mostrar como DIAGNOSTICAR A SUA EQUIPE.
O autor do livro, OS CINCO DESAFIOS DAS EQUIPES, elaborou um questionário que vai te ajudar a fazer uma autoanalise e, também, a avaliar cada membro do grupo.
PAPEL E CANETA NA MÃO, QUE EU VOU EXPLICAR COMO FUNCIONA ESSE TESTE.
Existem três opções de respostas para cada pergunta:
-Alternativa a, frequentemente.
-Alternativa b, ocasionalmente.
-Alternativa c, raramente.
Agora, vamos avaliar a primeira disfunção: a falta de confiança. São três questões:
1. Você se sente culpado quando prejudica o trabalho da equipe?
2. Você admite quando comete um erro ou possui uma habilidade que está falha e precisa ser melhorada?
3. Você conhece a vida familiar dos outros e fala sobre eles com facilidade?
Vamos passar agora para a análise da segunda disfunção: o medo do conflito. Responda ao questionário:
1. Você e os seus colegas falam sobre suas ideias, sem medo?
2. As reuniões de equipe são interessantes?
3. As reuniões abordam questões críticas, mesmo que sejam difíceis de discutir?
Para avaliar a terceira disfunção, da falta de compromisso, pergunte:
1. Os membros da equipe entendem a tarefa de cada pessoa e sabem como ela contribui para o trabalho da equipe.
2. Após cada reunião, você e seus colegas têm certeza de que chegaram a um acordo?
3. As discussões são encerradas com decisões firmes e tarefas bem definidas?
Agora, vamos avaliar a ausência de responsabilidade, que é quarta disfunção. Responda às seguintes perguntas:
1. Os membros da equipe apontam as deficiências ou problemas uns dos outros?
2. Você e seus colegas se preocupam em decepcionar uns aos outros?
3. Vocês questionam e discutem, em conjunto, para determinar táticas e estratégias?
Por último, vamos avaliar a disfunção da falta de foco na meta.
1. Os membros da equipe “abrem mão” de vantagens pessoais em prol ao objetivo da equipe?
2. Se a equipe não atinge seus objetivos, você e seus colegas ficam chateados?
3. Os membros do grupo elogiam uns aos outros abertamente?
Após coletar as respostas de cada membro da equipe considere a seguinte pontuação:
- Perguntas com resposta de alternativa a, frequentemente, considere três pontos.
- Perguntas com resposta de alternativa b, ocasionalmente, considere dois pontos.
- Perguntas com resposta de alternativa c, raramente, considere um ponto.
Para cada disfunção verifique a pontuação total. Se a pontuação for entre 8 e 9 pontos, isso significa que sua equipe não tem problemas. Para uma pontuação de 6 ou 7, há a possibilidade que tenham divergências em sua equipe. E se a pontuação marcar entre 3 e 5 é preciso redobrar a atenção, sua equipe não está agindo de forma funcional.
AGORA, você já conhece quais são as CINCO DISFUNÇÕES DE UMA EQUIPE E SABE COMO RESOLVER ESSES PROBLEMAS!
Não se esqueça, membros de equipes bem-sucedidas confiam uns nos outros, trocam ideias e debatem sem reservas. A equipe se responsabiliza mutuamente, mostrando assim, que cada indivíduo é uma parte importante da equipe.
Não é simples colocar tudo isso em prática, mas É POSSÍVEL!
É necessário ter dedicação, disciplina e persistência. O mais importante é que você já sabe por onde começar o seu desafio para tornar a sua equipe MAIS FUNCIONAL!
Marcelo Neves tem 25 anos de experiência em Tecnologia, Processos e Produtos. É formado em Tecnologia de Processamento de Dados e pós-graduado em Gestão de Projetos pela UFRJ. Tem ajudado diversas empresas a adotar abordagens ágeis e cultura de produto. Já atuou em empresas do segmento de educação, bancário, indústria da moda feminina e indústria médica. É proprietário da empresa Anelox onde oferece consultoria à empresas de produtos, análise de negócios e agilidade. Atualmente Marcelo Neves trabalha como especialista no desenvolvimento de Product Owners. Criou o curso Professional Product Leader de formação de Product Owners. Marcelo também mentora individualmente profissionais que estão em transição de carreira para a área de produtos. A jornada profissional de Marcelo começa no ano de 1990, quando começa em seu primeiro emprego no Banco Real como office boy. Em 1993 começou a faculdade de Computação no Rio de Janeiro. Logo no primeiro ano iniciou o primeiro estágio no Banco do Brasil. No ano seguinte foi trabalhar como desenvolvedor de software de computador em Clipper em uma pequena empresa de informática. Em 1997 foi trabalhar em outra empresa de consultoria onde atuou por 13 anos. Nesta empresa atuou como desenvolvedor de software, analista de negócios e tem sua primeira experiência como Product Owner. Em 2006 criou seu canal no Youtube. Mas só tomou coragem para postar seu primeiro vídeo em 2012. Seu canal no Youtube hoje tem mais de 16.000 seguidores e lá compartilha bastante conteúdo e vídeos sobre agilidade, produtos e gestão. No ano de 2007, ainda funcionário de uma empresa de consultoria, fundou a Anelox. Começou a prestar serviços de consultoria de análise de negócios, projetos e produtos. Depois de um bom tempo percebeu que sua didática era algo que o destacava de outros profissionais. Esse foi o estopim para decidir dedicar boa parte do seu tempo na criação de cursos presenciais e online que tem ajudado inúmeros profissionais no Brasil e também em outros países da América Latina. Em 2010 funda o Capítulo Rio de Janeiro do Instituto Internacional de Análise de Negócios. A ideia era promover a análise de negócios no Rio de Janeiro. Em 2011 foi convidado para participar da escrita do BABoK v3. Escreveu o corpo de conhecimento junto a um time de mais de 40 profissionais do mundo inteiro dedicados à análise de negócios. No ano de 2015 começa a atuar digitalmente com treinamentos e consultoria online e, quatro anos depois, cria o portal CANAL VALOR oferecendo ao público cursos gratuitos e pagos voltados para gestão de produtos e agilidade. Bem, esse relato é um pouco da história profissional de Marcelo Neves. É claro que tem muitos causos, desafios e alegrias durante essa jornada. Se tem algo que Marcelo aprendeu durante os anos é que devemos aprender a gostar do que se faz. Algo bem diferente, do que se defende, de que devemos fazer aquilo que se ama.
