Opa.

Já ouviu falar na técnica DAKI para estruturar retrospectivas? Ela tem me ajudado bastante no meu dia a dia ao facilitar retrospectivas com times ágeis.

Depois de muito utilizar a técnica percebi que as coisas ficam muito soltas e o time perde facilmente o foco quando utilizamos apenas as 4 ações indicadas originalmente. Experimentei diversas modificações no formato original até que cheguei em um formato mais eficiente. Neste artigo compartilho com você um formato no qual tenho tido bastante sucesso.

Ao final da leitura desse artigo você estará preparado para colocar em prática a técnica DAKI 2.0 que é composta de:

1. A técnica DAKI
2. Passo a passo DAKI 2.0
3. Lições aprendidas

Denominei DAKI 2.0 as melhorias que fiz na técnica DAKI original e que você pode conferir abaixo.

Continue lendo.

1 – A técnica DAKI

A técnica DAKI consiste em gerar ideias durante uma retrospectiva do que pode ser removido, adicionado, mantido e melhorado (DROP, ADD, KEEP e IMPROVE) em relação ao processo de trabalho do time. Várias oportunidades de melhoria são identificadas e o ganho é realmente valioso.

Vamos então examinar o significado de cada uma das ações identificadas na técnica DAKI.

DROP – o time identifica o que está atrapalhando ou o que não ajuda a melhorar o desempenho e merece ser removido. Aqui o time é levado a refletir sobre como vem atuando e o que não tem contribuído para tal atuação.

ADD – o time identifica o que acredita que pode melhorar seu desempenho e que deve ser adicionado no seu dia-a-dia. Nesse momento o time é convidado a trazer novidades que contribuam para um melhor desempenho. Ideias e sugestões são sempre bem-vindas!

KEEP – o time identifica o que está funcionando e deve ser mantido. É bem interessante que nesse momento o time considera os elementos que estão funcionando e todos do time tem a oportunidade de darem seus pontos de vista. Já conduzi retrospectivas onde boa parte do time concorda que algo deve ser mantido e um membro do time discorda. Aqui é o momento de colocar todo mundo na mesma página.

IMPROVE – o time considera o que já vem fazendo e que pode ser melhorado. Por exemplo, o time faz daily meeting mas gostaria de alterar o horário dela, pois acredita que isso vai permitir que todos participem. Não basta fazer algo bem feito, tem que melhorar continuamente o que já se faz.

Tenho tido sucesso ao conduzir retrospetivas de no máximo 1 hora de duração, tendo o cuidado de não ficar excessivamente preocupado em produzir muitas ideias. Respeito a velocidade do time. A ideia aqui é criar um ambiente seguro e deixar o time avaliar seu próprio desempenho.

2 – DAKI 2.0

DAKI tem como foco repensar o processo de trabalho. Mas em vez de olhar apenas o processo de trabalho, tenho focado mais no desempenho do time como um todo. E a técnica DAKI 2.0 afina justamente esse foco através da adição de 3 elementos que fazem parte do dia a dia do time e que precisam ser revistos e repensados.

Quando eu rodava uma retrospectiva e perguntava ao time o que eles gostariam de remover (DROP) percebi que muitos ficavam com a mente vagueando e não conseguiam contribuir de forma eficaz. Foi aí que eu tive a ideia de adicionar uma segunda dimensão à técnica DAKI. E nessa dimensão eu utilizo os elementos: PESSOAS, FLUXO DE TRABALHO e FERRAMENTAS.

• O elemento PESSOAS inclui as competências, responsabilidades e papéis das pessoas que fazem parte do time.
• O elemento FLUXO DE TRABALHO inclui as atividades que o time executa e as políticas e regras sob as quais o time performa.
• O elemento FERRAMENTAS inclui as ferramentas, técnicas e abordagens que o time utiliza no dia-a-dia.

Bem, vamos deixar de conversa e ver o passo a passo para você rodar DAKI 2.0.

1 – Arrume a parede com os postits exatamente como você vê abaixo. Garanta que cada membro do time tenha uma caneta e postits na mão. Esse é o sinal de que a contribuição de cada membro é importante e necessária.

2 – Faça uma breve introdução explicando o objetivo da retrospectiva – melhorar o desempenho do time.

3 – Introduza a técnica DAKI 2.0 explicando as 4 ações – DROP, ADD, KEEP e IMPROVE. Não gaste mais que 3 minutos aqui. Também é necessário que você explique que, para cada ação, examinaremos os 3 elementos: PESSOAS, FLUXO DE TRABALHO e FERRAMENTAS.

4 – Agora que o show começa. Para cada ação examine os 3 elementos. Eu preparei abaixo perguntas-guia que te ajudam a investigar e direcionar o trabalho de retrospectiva. Permita que os membros do time falem e sejam escutados por todos. A ideia é percorrer cada ação/elemento sem incorrer no erro de exigir respostas para cada uma das perguntas.

DROP/PESSOAS – Que responsabilidades, papéis ou pessoas precisamos remover do time e que estão nos atrapalhando de performar mais e melhor?

DROP/FLUXO DE TRABALHO – Que atividades, políticas e precisamos remover do processo de trabalho do time e que estão nos atrapalhando de performar mais e melhor?

DROP/FERRAMENTAS – Que ferramentas, técnicas e abordagens devemos parar de usar e que estão nos atrapalhando de performar mais e melhor?

ADD/PESSOAS – Que competências, responsabilidades e papéis precisamos trazer para o time e que acreditamos que irá nos ajudar a performar mais e melhor?

ADD/FLUXO DE TRABALHO – Que atividades, políticas e precisamos criar no processo de trabalho e que acreditamos que irá nos ajudar a performar mais e melhor?

ADD/FERRAMENTAS – Que ferramentas, técnicas e abordagens precisamos adotar e que acreditamos que irá nos ajudar a performar mais e melhor?

KEEP/PESSOAS – Que competências, responsabilidades e papéis precisamos manter no time e que estão nos ajudando a performar?

KEEP/FLUXO DE TRABALHO – Que tarefas, políticas e regras precisamos manter no processo de trabalho e que estão nos ajudando a performar?

KEEP/FERRAMENTAS – Que ferramentas, técnicas e abordagens precisamos manter e que estão nos ajudando a performar?

IMPROVE/PESSOAS – Que competências, responsabilidades e papéis precisamos melhorar no time e que estão nos ajudando a performar?

IMPROVE/FLUXO DE TRABALHO – Que tarefas, políticas e regras precisamos melhorar no processo de trabalho e que estão nos ajudando a performar?

IMPROVE/FERRAMENTAS – Que ferramentas, técnicas e abordagens precisamos melhorar e que estão nos ajudando a performar?

5 – Ao fim da retrospectiva registre as ideias geradas.

3 – Lições Aprendidas

Gosto de usar DAKI 2.0 após uma sprint ou, se você não usa SCRUM, após no máximo 1 mês de trabalho. Um cuidado especial que deve ser tomado é quanto ao tempo e foco durante a retrospectiva. Se o facilitador não tomar cuidado, a retrospectiva com DAKI 2.0 pode virar uma DR. 😁 Todo cuidado é pouco!

Com DAKI 2.0 o time tem uma visão mais apurada sobre aquilo que pode ajudar a melhorar seu desempenho. Não é apenas falar do processo de trabalho, mas também de pessoas e ferramentas.

Vale lembrar que DAKI 2.0 não é a cura para todos os males. É apenas uma abordagem estruturada para conduzir retrospectivas com o time. Você mesmo pode apontar outras melhorias. Se assim o fizer não deixa de compartilhar com a comunidade.

Grande abraço,

Marcelo Neves

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